CABINET SPÉCIALISÉ
OPTIMISER LE FONCTIONNEMENT DE VOTRE STRUCTURE
Renforcer votre système de management de la qualité selon les
attendus de la norme Iso 9001
ACCOMPAGNEMENT SUR MESURE
Durée de l’accompagnement
adaptée à la complexité et à
la taille de votre structure
PRESTATIONS SUR MESURE
Prestations en fonction
de vos objectifs
et besoins
OPTIMISATION DES PROCESS
Optimisation de vos
processus, procédures et
gestion documentaire
Vous avez la certification Qualiopi alors vous venez de faire vos premiers pas dans le « monde de la qualité ». Vous avez donc identifié vos points forts et les points d’amélioration. Vous avez pu également constater que cette certification a permis de fédérer vos équipes sur des objectifs commun. Même si obtenir une certification Iso 9001 n’est pas une fin en soi, je vous conseille d’aller plus loin pour rendre plus robuste votre système de management de la qualité. Il convient de développer pleinement une stratégie d’amélioration continue. Cet investissement sera vecteur d’implication de votre personnel, un moyen de valoriser votre image de marque auprès de vos parties prenantes (apprenants, entreprises, financeurs…) et d’optimiser le fonctionnement de votre structure.
Processus d'accompagnement selon l'ISO 9001
1
État des lieux :
diagnostic initial,
cadrage du projet et de
l’accompagnement
2
Conception de votre système
de management :
analyse des processus, des
procédures, des risques et
définition des objectifs
3
Assistance à la
formalisation
des processus et des
procédures
4
Déploiement :
mise en place de votre
SMQ et suivi de la mise
en oeuvre
Vous souhaitez aller plus loin et obtenir la certification ISO 9001 :
5
Analyse du fonctionnement
de votre organisme de
formation
6
Analyse des éléments de
preuve disponibles pour
identifier les non-conformités
par rapport aux attendus du
référentiel
7
Définir ensemble un plan
d’action pour rendre
conforme votre organisation
FAQ : NORME ISO 9001 ET MANAGEMENT
Un Système de Management de la Qualité est un outil permettant d’optimiser le fonctionnement de votre organisme de formation dans le but d’améliorer sa performance globale en fournissant un service de qualité. Le SMQ garantit que l’ensemble des processus, des procédures et des systèmes sont robustes c’est-à-dire cohérents et efficaces.
L’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) a élaboré la norme « ISO 9001système de management de la qualité » qui à travers un certain nombre de critères permet de mettre en place un SMQ efficace.
La norme ISO 9001 système de management de la qualité est une certification internationale qui met au centre de son dispositif la gestion de la qualité des produits et services pour optimiser la satisfaction des clients. Elle est conçue pour s’adapter à toutes les organisations. Elle donne une direction à suivre mais n’impose aucune méthode spécifique. Elle permet ainsi de s’adapter au fonctionnement ou à la taille de n’importe quelle structure. Cette norme est certifiable car elle est reconnue par l’Etat. Elle est délivrée par des organismes accrédités par le COFRAC (Comité français d’accréditation) après un audit sur site.
Selon l’Association Française de Normalisation (AFNOR), « la certification est une activité par laquelle un organisme reconnu, indépendant des parties en cause, donne une assurance écrite qu’une organisation, un processus, un service, un produit ou des compétences professionnelles sont conformes à des exigences spécifiées dans un référentiel ».
Un SMQ s’articule autour de 7 principes de management de la qualité :
- L’orientation client :
L’objectif de n’importe quel organisme de formation et ce, quel que soit son domaine d’activité, et sa taille est de satisfaire les attentes de ses apprenants en fournissant des services adaptés à leurs exigences afin de les fidéliser et qu’ils deviennent des prescripteurs. Ainsi, il est important de valoriser votre image de marque d’autant qu’aujourd’hui avec les réseaux sociaux, il est commun de partager son mécontentement avec comme conséquence de pouvoir ternir votre image en moins temps qu’il faut pour le dire. Il faut donc identifier voire anticiper leurs attentes. Il est indispensable d’obtenir et conserver leur confiance.
- La responsabilité de la direction (leadership)
Le fonctionnement d’un organisme de formation est un système complexe et c’est à la direction de définir la stratégie à suivre, les objectifs à atteindre et d’assurer la disponibilité des ressources. La position du dirigeant est l’une des clés de la réussite. La direction doit communiquer des objectifs clairs et partager les valeurs de la structure pour optimiser l’implication de son personnel.
- Implication du personnel
L’implication du personnel est une des conséquences de l’implication du dirigeant. Les compétences du personnel doivent être développées et valorisées pour créer de la valeur ajoutée à votre structure.
- Approche processus
Une approche processus revient à considérer l’activité d’une structure comme un ensemble de sous-activités corrélées. Il s’agit de coordonner les actions des différentes activités pour optimiser le fonctionnement global de la structure.
- Amélioration continue
Une structure doit constamment chercher à s’améliorer pour conserver son niveau de performance voire progresser pour s’imposer sur son marché.
- Prise de décision fondée sur des preuves
Pour prendre des décisions éclairées, il faut pouvoir s’appuyer sur des données objectives et mesurables. Il s’agit de réduire l’incertitude pour prendre les bonnes décisions.
- Management des relations avec les parties intéressées.
Les parties intéressées englobent tous les acteurs qui influencent ou sont influencés par les activités de votre organisme de formation (entreprises, commanditaires, financeurs, Etat, syndicats…). Il est capital de communiquer avec eux pour intégrer leurs exigences et améliorer votre performance.
Lors des audits que j’ai réalisés, je constate régulièrement que même si l’organisme de formation répond aux critères pour obtenir la certification Qualiopi, le fonctionnement global de la structure n’est pas optimal (beaucoup de redondances, une organisation complexe ou encore une gestion documentaire à améliorer). Il conviendrait d’aller plus loin pour réinterroger l’ensemble des processus pour les optimiser et gagner en efficacité. Même si le but n’est pas forcément d’obtenir la certification Iso 9001, il s’agit d’un outil formidable à investiguer pour gagner en efficacité et efficience.
La certification Qualiopi est souvent vécue comme un passage obligé pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Vous avez fait ce qu’il faut pour répondre aux attendus du référentiel Qualiopi mais sans vraiment prendre du recul sur le fonctionnement global de votre organisme de formation. Pour autant, vous avez souvent constaté que cette certification a permis de conduire le changement en fédérant vos salariés autour d’objectifs communs.
Il faut continuer sur cette lancée en rendant votre SMQ plus robuste. Il convient maintenant de clarifier, sécuriser et optimiser les processus clés pour faciliter les échanges internes mais également mieux gérer l’information en apportant la rigueur d’un système de gestion documentaire et définir des processus de management et RH suivis par tous pour plus de clarté et d’efficience.
Il ne s’agit pas d’introduire de la complexité ou imposer des contraintes supplémentaires. Bien au contraire, il faut tendre vers plus de simplicité et d’homogénéité et faire de l’amélioration continue une force !
Mes autres services d'expertise
CERTIFICATION QUALIOPI
Je peux vous accompagner sur les 4 catégories : actions de formation, VAE, bilan de compétences et CFA quel que soit la taille de votre structure. Soyez plus serein ou gagner du temps pour obtenir la certification Qualiopi, préparer l’audit de surveillance ou de renouvellement grâce à mon aide. Vous obtiendrez ou conserverez votre certification, je m’y engage.
EN SAVOIR PLUS >
ENREGISTRER VOS FORMATIONS AU RNCP OU RS
Enregistrer vos certifications auprès de France Compétences pour rendre vos formations éligibles au CPF est une démarche complexe qui demande une expertise pointue. Mon expérience de plus de 20 ans dans la formation professionnelle sera un véritable atout pour faire certifier vos formations.
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RÉFÉRENTIEL D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ DES ESSMS (HAS)
Préparez-vous à la visite d’évaluation en démontrant la qualité des services proposés aux usagers. Mobilisez équipes et usagers pour transformer cette obligation en une opportunité de souligner la démarche d’amélioration continue de l’établissement. Fédérez les équipes autour d’objectifs partagés, renforçant ainsi
l’engagement collectif.
DÉPLOYER UNE DÉMARCHE RSE/RSO
Montrer votre engagement en faveur du développement durable en intégrant les préoccupations environnementales et sociétales à votre projet d’entreprise. Renforcez votre image de marque auprès de vos parties prenantes de plus en plus sensibles à cette problématique et cela en plaçant vos équipes au cœur de cet engagement.
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OPTIMISER VOTRE BUDGET FORMATION AVEC L'AFEST
Former ses salariés est une obligation légale mais surtout une nécessité pour assurer la pérennité de votre structure. Pour autant, cela représente un coût non négligeable qu’il est possible d’optimiser sans perdre en qualité. Pour cela, je vous invite à mettre en place des Actions de Formation en Situation de Travail (AFEST). J’ai pu constater leur efficacité et leur efficience.
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CRÉER VOTRE ORGANISME DE FORMATION PROFESSIONNELLE OU UN CFA
Vous êtes un spécialiste dans votre domaine d’intervention ou une entreprise souhaitant développer une activité de formation ou un CFA mais vous ne savez pas comment vous y prendre ou vous n’avez pas le temps ? Confiez-moi cette mission ! Je vous aide à devenir un professionnel de la formation et je mets à votre disposition + de 20 ans d’expérience dans ce secteur.
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