Lors des audits que j’ai réalisés, je constate régulièrement que même si l’organisme de formation répond aux critères pour obtenir la certification Qualiopi, le fonctionnement global de la structure n’est pas optimal (beaucoup de redondances, une organisation complexe ou encore une gestion documentaire à améliorer). Il conviendrait d’aller plus loin pour réinterroger l’ensemble des processus pour les optimiser et gagner en efficacité. Même si le but n’est pas forcément d’obtenir la certification Iso 9001, il s’agit d’un outil formidable à investiguer pour gagner en efficacité et efficience.

La certification Qualiopi est souvent vécue comme un passage obligé pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Vous avez fait ce qu’il faut pour répondre aux attendus du référentiel Qualiopi mais sans vraiment prendre du recul sur le fonctionnement global de votre organisme de formation. Pour autant, vous avez souvent constaté que cette certification a permis de conduire le changement en fédérant vos salariés autour d’objectifs communs.

Il faut continuer sur cette lancée en rendant votre SMQ plus robuste. Il convient maintenant de clarifier, sécuriser et optimiser les processus clés pour faciliter les échanges internes mais également mieux gérer l’information en apportant la rigueur d’un système de gestion documentaire et définir des processus de management et RH suivis par tous pour plus de clarté et d’efficience.

Il ne s’agit pas d’introduire de la complexité ou imposer des contraintes supplémentaires. Bien au contraire, il faut tendre vers plus de simplicité et d’homogénéité et faire de l’amélioration continue une force !