Avant l’audit :
Après avoir choisi une date d’audit avec l’organisme certificateur, ce dernier missionne un auditeur ou une auditrice pour réaliser l’audit. Quelques jours avant l’audit, l’auditeur vous contactera pour établir un plan d’audit. Ce plan d’audit décrit le déroulement de la journée d’audit. Il définit le périmètre de l’audit, les noms des personnes à auditer et les indicateurs du référentiel vous concernant.  Une journée d’audit dure 8 heures, pause déjeuner d’une heure comprise.

Pendant l’audit:
La journée démarre en général vers 8h30 avec une réunion d’ouverture d’une quinzaine de minutes. C’est le moment, où vous présentez votre structure. L’auditeur se présente et rappel le déroulement de la journée avec la confirmation du plan d’audit et rappel les règles d’audit et sa posture.

Puis l’audit commence. L’auditeur va généralement dérouler les indicateurs dans l’ordre du référentiel. L’audit peut se dérouler un bureau, dans une salle de formation ou de réunion. L’auditeur choisira un échantillon de formations à auditer, puis échangera avec les personnes concernées par l’indicateur. Il analysera les preuves apportées pour valider l’indicateur. L’auditeur a toute latitude pour vérifier la réelle mise en application de vos dispositions et demander à accéder à une salle de formation, un point d’affichage, visiter les locaux ou autre.

Pause déjeuner :
Le déjeuner est un moment de convivialité. Vous pouvez déjeuner avec l’auditeur mais rien d’obligatoire. Cependant, il faut veiller à respecter les horaires du plan d’audit.

Après le déjeuner :
L’audit reprend conformément au plan d’audit. Quand tous les indicateurs sont audités, l’auditeur prend un temps pour préparer la réunion de clôture.

Réunion de clôture :
Si des non-conformités ont été constatées, l’auditeur fait un constat écrit et vous explique les modalités de réponse et les délais pour lui envoyer les éléments de réponse.

Revue technique :
Une fois le rapport finalisé, l’auditeur le transmet à l’organisme certificateur. Le rapport est analysé lors d’un comité technique qui est le seul à décider de l’attribution de la certification. Il peut reclasser les non-conformités s’il estime que l’auditeur s’est trompé. Comme par exemple, reclasser une non-conformité majeure en non-conformité mineure ou inversement. Quand l’ensemble des non-conformités majeures sont levées ou si aucune non-conformité n’a été constatée, le comité de certification valide la certification et vous recevez le certificat Qualiopi dans les semaines qui suivent.

Point de vigilance : Si trop de non-conformités majeures sont constatées, un audit complémentaire peut être demandé par l’organisme certificateur. Cet audit complémentaire fera l’objet d’une facturation supplémentaire